Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy kierowców ciąży na wszystkich właścicielach firm transportowych i jest regulowany prawnie. Dotyczy indywidualnie każdego zatrudnionego pracownika, ale również samego przedsiębiorcy, jeżeli on także wykonuje obowiązki na tym stanowisku. Takie prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców powinno być wykonywane systematycznie i skrupulatnie. To między innymi może pomóc w obliczaniu wynagrodzenia dla pracowników, ale również optymalizować koszty działalności przedsiębiorstwa. W tym momencie pojawia się najważniejsze pytanie: “jak ewidencjonować czas pracy kierowcy?”.

Ewidencja czasu pracy kierowcy – podstawy prawne 

W zależności od tego, czy kierujący rozwozi towary po kraju rejestracji przedsiębiorstwa, w tym wypadku Polsce, czy porusza się po państwach Unii Europejskiej, prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców obowiązują dwie inne normy prawne.

Jeżeli mówimy o prawie unijnym, to obowiązuje Dyrektywa 2002/14/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2002 r. w sprawie organizacji czasu pracy osób wykonujących czynności w trasie w zakresie transportu drogowego. Dokument ten mówi o obowiązku prowadzenia takiej ewidencji przez pracodawców oraz jednoczesnym przymusie przechowywania ich przez minimum 2 lata.

Natomiast polskie prawo na temat prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców zawarte jest w Ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004. Zgodnie z nią obowiązek taki spoczywa na barkach przedsiębiorcy zatrudniającego kierowcę i określa dane, jakie powinny być ewidencjonowane.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?

Artykuł 25. Ustawy o czasie pracy kierowców określa kwestie, które podlegają ewidencji czasu pracy przez pracodawcę. Wśród nich zostały wymienione: 

• zapis na wykresach;
• wydruki danych z tachografów cyfrowych i karty kierowcy;
• same pliki pobrane z tachografu cyfrowego i karty kierowcy;
• inne dokumenty, które mogą potwierdzić czas pracy oraz rodzaj wykonywanych obowiązków przez danego kierowcę;
• rejestru pracowników na podstawie danych i dokumentów wymienionych w powyższych punktach.

Takie dane wymagają analizy i sprawdzenia zgodności z ustawowym czasem pracy oraz przerw przewidzianych dla kierowców. Jeżeli ewentualne wykroczenia czy niedotrzymanie obowiązków dotyczących czasu pracy zostanie wykryte wskutek kontroli podczas wykonywania zadań przez kierującego, wtedy to on otrzyma ewentualny mandat.

Natomiast, gdy do wykrycia nieprawidłowości dojdzie w czasie kontroli w samym przedsiębiorstwie, to odpowiedzialność za nie ponosi już sam pracodawca. Kary pieniężne, jakie przewiduje za takie wykroczenia ustawodawca, zaczynają się od 50, a kończą na nawet 500 złotych.

Czemu służy prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców?

Prowadzenie takich działań, oprócz tego, że uwarunkowane jest prawnie, znacząco usprawnia wykonywanie wielu zadań wewnątrz firm transportowych. Ewidencja czasu pracy kierowców ułatwia między innymi precyzyjne ustalenie wynagrodzenia przynależnego kierującemu. Co więcej, pomaga również w potwierdzeniu poprawnego rozliczania odpoczynków, urlopów itp. W celu ustalenia wynagrodzenia ewidencję czasu pracy należy przekazać księgowości.

Jest to także ważna kwestia dla samych przedsiębiorców, ponieważ pomaga w ewentualnej optymalizacji kosztów przedsiębiorstw transportowych, ale również w celu kontroli poprawności pracy kierowców, jeżeli chodzi o przestrzeganie ustawowych, obowiązkowych pauz czy podejmowania tzw. innej pracy.

Aktualnie prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców, jego analiz i odpowiedniego reagowania na ewentualne nieprawidłowości ułatwiają firmy, które profesjonalnie zajmują się tą kwestią, jak na przykład przedsiębiorstwo dostępne za pośrednictwem stronyhttps://vtsproject.pl/.

Pracownicy takich firm są wyposażeni w specjalistyczne programy, a także najbardziej aktualną wiedzę na temat ewidencji czasu pracy. To sprawia, że są w stanie najdokładniej i całkowicie zgodnie z ustawami wykonywać tego typu obowiązki. To szczególnie ważne, ponieważ pozwala uniknąć stresu wielu przedsiębiorcom w wypadku ewentualnej kontroli w firmie.